كان على شركة أودوتك إيجاد حلول احترافية لبعض متطلبات شركة العميل، نذكر منها المتطلبات التالية:
معالجة المنتجات ذات الضمان
لم تكن الشركة تعتمد نظام الأرقام المسلسة لبعض المنتجات التي تستلزم ضمان لفترة معينة، فكان لزاماً على عملائها الاحتفاظ بأصل فاتورة البيع مدون فيها تاريخ المنتج المباع ليتم التعامل مع المنتج من حيث الصيانة وفقاً لسياسة الضمان وهل هو مازال قيد الضمان أم لا. هذا الأمر كان يؤدي في النهاية إلى الاعتماد على مهارات الموظفين والذي قد ينتج عنه صيانة منتجات خارج الضمان ورفض الصيانة لمنتجات أخرى مازالت قيد الضمان، مما قد يسبب خسائر للشركة ويحول دون رضا العملاء.
إدارة المشروعات
لم يكن لمدير المشروعات مراقبة تامة على المشروعات الجارية، فكان عليه تتبع عمل المشروع والمهام وفرق العمل وأذون الصرف الخاصة بكل مشروع بالطرق التقليدية عن طريق الأسئلة الشفهية والمستندات الورقية وهو الأمر الذي كان يكلف الكثير من الوقت والجهد، وتسبب في كثير من الأخطاء والتأخيرات.لم يكن لمدير المشروعات مراقبة تامة على المشروعات الجارية، فكان عليه تتبع عمل المشروع والمهام وفرق العمل وأذون الصرف الخاصة بكل مشروع بالطرق التقليدية عن طريق الأسئلة الشفهية والمستندات الورقية وهو الأمر الذي كان يكلف الكثير من الوقت والجهد، وتسبب في كثير من الأخطاء والتأخيرات.
الموارد البشرية
العميل لم تكن لديه القدرة التامة على تتبع كل بيانات الموظفين الهامة مثل الوقوف على أرصدة الموظفين سواءً أرصدة الاجازات والمتبقي منها أو أرصدة السلف أو عدد الأذونات المستنفذة فضلاً عن عدم وجود نظام إشعارات تنبيهية خاصة ببيانات الموظفين مثل تخطي رصيد الاجازات أو أذونات الحضور وغير ذلك. كل ذلك يمثل تحدياً لتتبع بيانات الموظفين وخاصة تلك البيانات المتعلقة بقوانين العمل.
أيضاً، عض المؤثرات على الرواتب الخاصة بالعميل كان يصعب تتبعها مع كثرة الموظفين. مثال على ذلك المكافاة الخاصة ببدل المأمورية، فالبطبع يختلف البدل تبعاً للمدينة أو الدوله ومدة المأمورية ودرجة الموظف مما كان يترتب عليه أخطاء حسابية متعلقة بذلك ومن ثم أخطاء في حساب صافي راتب الموظف.
من ناحية أخرى كانت بيانات الحضور والانصراف معلومة أساسية لحساب راتب، فبيانات الحضور والانصراف يتم إدخالها ورقياً مما كان يستلزم الكثير من الوقت والجهد لحساب قيمة الراتب بناءً على بيانات الحضور والانصراف.
حلول أودوتك
قامت شركة أودوتك بالتعامل مع هذه المتطلبات على النحو التالي:
فيما يتعلق بالمنتجات ذات الضمان
قامت شركة أودوتك بإصدار أرقام مسلسلة على النظام لجميع المنتجات ذات الضمان ومن ثم يتم تتبع جميع المنتجات المباعة والتعرف على معلومات الضمان الخاصة بكل منتج بأي من الفواتير المباعة. من ناحية أخرى تم علاج عقود الصيانة للمنتجات خارج الضمان من خلال تعريف منتج خدمي ومراقبة عدد ساعات الخدمة الخاصة بكل زيارة عمل ومحاسبة العميل تبعاً لعقد الصيانة. وأصبح بإمكان العميل معرفة تاريخ أي قطعة مباعة منذ لحظة طلبها من المورد إلى لحظة تسليمها للعميل وأيضاُ كل ما تم تقديمه من خدمات على تلك القطعة وعدد مرات الصيانة داخل وخارج الضمان وتكلفتها. وبالتالي أصبح من الممكن التعرف على ربحية العميل ومن ثم اتخاذ قرارات من شأنها رفع كفاءة العمليات والربحية الإجمالية وتلافي أعباء العملاء ذوي الربحية المنخفضة.
بالنسبة لإدارة المشروعات
وفرت ودوتك عن طريق الأدوات البصرية التي يتميز بها أودو والخاصة بإدارة المشاريع مراقبة تامة لعناصر المشروع الرئيسية وذلك من خلال واجهة المشروعات الرئيسية، وذلك على مستوى كل مشروع سواء العمال، والمهام الخاصة بكل فريق عمل، والمنتجات والمصروفات التي تم صرفها لكل مشروع وغير ذلك.
فيما يتعلق بإدارة الموارد البشرية
قامت ودوتك باستيراد البيانات الرئيسية بما في ذلك البيانات المتعلقة بكل موظف مما يؤثر إيجاباً على تتبع الموظفين والتفاعل معهم من خلال رسائل التذكير التي يتميز بها أودو. من أبرز الإجراءات التي كانت تؤرق فريق الموارد البشرية هو كيفية تتبع أرصدة الإجازات والتعرف بأسلوب بسيط على الموظفين الذين تخطو الرصيد وإصدار المرتبات متضمنة هذه المعلومات بصورة سلسة في نهاية الشهر مع الأخذ في الاعتبار المستحقات والخصومات الخاصة بكل موظف.
على سبيل المثال تأخذ الاجازات المرضية في المملكة العربية السعودية مساراً معيناً فنسبة تحمل الشركة لراتب العامل في أول شهرين غيرها في الشهر الثالث فضلاً عن الشهر الرابع.
قامت أودوتك بدراسة نظام الموظفين المعمول به في الشركة ومن ثم تجهيز نظام أودو للموارد البشرية وفقاً لسياسة الشركة والقوانين المعمول بها داخل المملكة العربية السعودية.
بالنسبة لحساب المكافآت الخاصة بمأموريات الموظفين، تم ضبط النظام بحيث يتم إظهار قيمة البدل تلقائياً بمجرد إدخال الموظف والذي تم تغذية النظام بمعلوماته، ومن ثم إضافة هذا البدل للراتب تلقائياً مع حساب راتب الموظف.
فيما يتعلق ببيانات الحضور والانصراف، تم ضبط النظام بحيث يتم إدخال المعلومات الخاصة بكل موظف مثل عدد مرات التأخير والعمل خارج الدوام وغير ذلك ليقوم النظام بحساب راتب الموظف آلياً بدونالتعرض لاحتمال الأخطاء البشرية في تلك الحسابات.
طلب أحد عملائنا هذه الطلبات الثلاثة، هل تراها شائعة؟