تطمح أودوتك إلى تقديم حلول احترافية لتحسين كفاءة وفعالية وربحية الأعمال في مختلف المجالات والصناعات. لذلك يسارع فريق أودوتك دائماً إلى تقديم حلول مبتكرة وخاصة في تلك القطاعات التي يتم التعامل معها لأول مرة. من أجل ذالك وافقت أودوتك أن تكون أول من يقوم بتطبيق أودو بأحد أكبر الجمعيات الخيرية بالمملكة العربية السعودية بعد أن تم الوثوق بها من قبل الجمعية كأحد أفضل مقدمي أنظمة أودو بالمنطقة.
سنتعرض من خلال هذا المقال على أحد الحلول التي قدمتها أودوتك إلى أحد الجمعيات الخيرية الغير هادفة للربح والمتخصصة في بعض الأعمال الخيرية المخصصة من خلال جمع التبرعات وإقامة المشروعات الخيرية. سنتعرض أيضاً لمتطلبات الجمعية والحلول التي قدمتها أودوتك لهذه المتطلبات.
ننوه أننا سنقوم من خلال هذا المقال بالتركيز فقط على الحلول المتعلقة بنشاط الجمعية والخاص بجمع التبرعات وإيصالها لمستحقيها والآليات اللازمة لذلك، أما الحلول الأخرى كتلك المتعلقة بإدارة الموارد البشرية والتشغيلية وغير ذلك، فربما نتعرض لها في حالات استخدام أخرى.

تعريف بالجمعية

 الجمعية تعتبر من أكبر الجمعيات الخيرية المتخصصة في جمع تبرعات لخدمات محددة بالمملكة العربية السعودية. تعمل الجمعية منذ عام 1989 فهي جمعية غير هادفة للربح تقوم بجمع التبرعات لإيصالها إلى مستحقيها إما عن طريق تبرعات مالية أو عينية أو إصدار كوبونات للمستحقين للحصول على تخفيضات أو تأجير بعض المستلزمات بمبالغ رمزية أو بدون مقابل والتي لا يستطيع المستحقون شرائها. بعض هذه التبرعات يتم استرداد قيمتها لاحقاً بمنهجية القروض الحسنة الميسرة التي تتفق مع أحكام الشريعة الإسلامية.

قامت الجمعية على مدار الثلاثين عاماً السابقة قبل استخدام أنظمة أودو باستخدام العديد من الأنظمة المحلية والتي لم تشبع رغبة الجمعية في أتمتة جميع أنشطة الجمعية بشكل متسق ومتناغم عن طريق نظام واحد.
بعد أن قامت الجمعية بدراسة البرامج الموجودة في السوق الموجودة توصلت إلى أنه عليها الاختيار بين المنهجيتين التاليتين: 

• الاعتماد على عدة أنظمة متعددة لجميع أنشطة الجمعية وتحمل التبعات التقنية المتعلقة بتكامل هذه الأنظمة ببعضها البعض.
  
• أو اعتماد نظام عالمي بتكلفة مرتفعة جداً.

بعد عام من الاستقصاء والاستشارة وتحديد المتطلبات الأساسية في النظام الذي سيتم اختياره، توصلت الجمعية إلى أن أنظمة أودو مرشحة لأن تفي بجميع أغراض الجمعية من خلال أتمتة جميع إجراءات الجمعية المتعددة، ومن ثم فهي تستحق المخاطرة والمحاولة.

فيما يلي سنتعرض إلى متطلبات الجمعية وكيف عالجت أودوتك باستخدم أنظمة أودو هذه المتطلبات وأهم والحلول التي قدمتها أودوتك لتسهيل عمل الجمعية والصعوبات التي واجهت الجمعية أثناء عملية التطوير وكيف تم التغلب عليها.

المتطلبات العامة للجمعية

ِبداية وقبل اختيار النظام المطلوب العمل عليه، كان من أهم أهداف الجمعية الوصول إلى رؤية واضحة لاتمتة دورة العمل الخاصة بجمع التبرعات وتحويل الأموال وتوزيعها على المستحقين وذلك من أجل اختيار نظام واضح المعالم يتضمن كافة متطلبات الجمعية الرئيسية، والتي تبلورت أخيراً في النقاط التالية:

• إمكانية الوصول لقاعدة البيانات واستخدام النظام من أي مكان خارج مقر الجمعية وعدم التقيد بجهة مكانية محددة.
  
• القدرة على التعامل مع النظام من خلال أي من أجهزة التواصل مثل الموبايل والتابلت واللابتوب وغير ذلك وعدم الاقتصار على أجهزة الكمبيوتر التقليدية.
  
• قدرة كل من العملاء ومستحقي التبرعات على التعامل مع النظام والتواصل بالجمعية عن بعد، ومن ثم اتمتة عملية التبرع وإيصال التبرعات إلى مستحقيها.
  
• التعامل مع نظام واحد تتكامل فيها جميع الأنشطة الإدارية والتشغيلية للجمعية كإدارة الموارد البشرية والتحويلات البنكية وتلك المتعلقة بجمع وصرف التبرعات وغير ذلك، ومن ثم عدم الحاجة للتكامل بين عدة أنظمة مختلفة وما يتبع ذلك من مشاكل تقنية.
  
• الجمعية في الأصل قائمة على التبرعات، ومن ثم كان عنصر التكلفة من أهم الاعتبارات في البحث عن النظام المناسب. كانت الجمعية تطمح إلى اعتماد نظام عالمي بتكلفة ترخيص معقولة حيث لم يكن بمقدور الجمعية حينئذ اعتماد نظام ذي تكلفة ترخيص عالية جداً مثل أنظمة أوراكل أو ساب.
  

أودو الاختيار الأنسب لأهداف الجمعية

يدعم أودو جميع المتطلبات العامة للجمعية كما في النقاط التالية:

• تتكامل جميع الأنظمة مثل الموارد البشرية والمبيعات والمشتريات والحسابات والتحويلات البنكية فيما بينها بشكل متسق من خلال واجهة استخدام واحدة بحيث يمكن لكل مستخدم بحسب صلاحياته التعامل مع النظام وادخال البيانات واستخراج المعلومات المطلوبة.
  
• حلول أودو في الأصل موجهة للعملاء (Customer Oriented Solutions)، ومن ثم يمكن للمتبرعين والجهات المانحة التبرع عن طريق موقع الجمعية عن طريق واجهة استخدام أنيقة والتأثير مباشرة على الحسابات المطلوبة وأيضاً يمكن للمستحقين الاستعلام عن التيسيرات الممنوحة لهم عن طريق الموقع. أضف إلى ذلك قدرة الجمعية عن طريق أنظمة أودو على إطلاق حملات دعاية عن خدمات الجمعية عن طريق وسائل التواصل الاجتماعي.
  
• أنظمة أودو قائمة على منهجية الحوسبة السحابية ومن ثم يمكن للمستخدمين التعامل من خلال أي جهاز ومن أي مكان بحسب صلاحيات كل مستخدم.
  
• تكلفة ترخيص تعتبر منخفضة نوعاً ما مقارنة بالأنظمة العالمية الأخرى مثل أوراكل وساب.
  

خدمات الجمعية بشكل عام

تشرف الجمعية على العديد من الأعمال الخيرية، حيث تقدم الجمعية الخدمات التالية:

• الخدمات المالية، وهي إما أن تكون قرض حسن مع وجود ضامن، أو مبلغ مالي غير مسترد يصرف من أموال الزكاة.
  
• المنح العينية مثل الأثاث والأجهزة الكهربائية وغير ذلك.
  
• إقامة دورات تدريبية للمستفيدين، يتعرف من خلالها المستفيد على حقوقه وواجباته تجاه الجمعية كشرط أساسي للاستفادة من القرض.
  
• تقديم خدمة التخفيضات على بعض المستلزمات والإجراءات.
  
• إقامة حفلات زفاف جماعية للشباب توفيراً في النفقات.
  

الأقسام الداخلية للجمعية

كان لزاماً على شركة أودوتك التعرف على جميع أقسام الجمعية لتقديم الحلول الخاصة بكل قسم ثم تجهيز دورة الربط بين الأقسام المختلفة. تتمحور أقسام الجمعية في التالي:

القسم الخاص بالتبرعات: وهو أهم الأقسام ومناط عمل الجمعية والذي يقوم بإيصال التبرعات للمستحقين من المتقدمين بعد استيفاء الشروط حيث يتولى صرف التبرعات الخاصة بكل متقدم سواء كانت تبرعات مادية أو عينية يتم صرفها كقرض يتم سداده على أقساط أو منحة من أموال الزكاة، كما يمكن أن تكون تخفيضات مقدمة من الجمعية لتسهيل مشتريات المستحقين.

قسم المخازن: وهو المسؤول عن استلام التبرعات العينية ومشتريات الجمعية وصرفها بعد ذلك للمستحقين.

قسم التحصيل: والذي يقوم بدوره بتحصيل الأموال سواءً المادية أو العينية من المتبرعين بالإضافة لتحصيل الأقساط من المستفيدين وما يتبع ذلك من إجراءات كإعادة جدولة الأقساط لأي سبب وخلافه.

قسم الموارد البشرية: والمتعلق بتوظيف الموظفين والرواتب والجزاءات والمكافآت والإجازات والحضور والانصراف والسلف ونهاية الخدمة ومستحقات الموظفين وغير ذلك.

قسم المالية: وهو المسؤول عن الموازنة العامة للجمعية والمقبوضات والمصروفات وتتبع التحويلات البنكية، وغير ذلك.

قسم الصيانة:وهو مسؤول عن صيانة المباني والأجهزة والمعدات الخاصة بالجمعية.

قسم التأجير: وهو مسؤول عن تأجير عينيات خاصة بالمستفيدين بدلاً من تحمل تكلفة شرائها.

قسم الاتصال: وهو المسؤول عن سجل الوارد والصادر مثل الشيكات الواصلة عن طريق البريد وتوجيهها للخزينة والاحتفاظ بكافة المستندات الصادرة والواردة ومسحها ضوئياً لتخزينها على الحاسوب.

قسم الحقوق: وهو المسؤول عن اتخاذ القرارات اللازمة عند عدم الوفاء بسداد الأقساط واتخاذ الإجراءات القانونية إذا لزم الأمر.

دورة عمل الجمعية قبل الأتمتة باستخدام أودو

قبل إطلاق النظام والتعامل آلياً مع عمليات الجمعية، كانت الجمعية تعتمد إلى حد ما على الطرق اليدوية إلى جانب أحد البرامج المحلية القديمة، ومن ثم كانت جودة دورة العمل ترتبط إلى حد كبير بمدى التزام الموظفين بتنفيذ وتتبع المهام الموكلة إليهم مع الأخذ في الاعتبار حتمية الخطأ أو النسيان في بعض الأحيان والتي يترتب عليها تأخر بعض الوظائف المتعلقة بالجهات المانحة أو الممنوحة. أضف إلى ذلك اعتماد الطرق البدائية في المراسلات عن طريق البريد العادي والتي قد تتكلف الكثير من الوقت سواء مع الجهات المانحة أو المستحقين.

يمكن تلخيص دورة العمل الخاصة بالجمعية كالتالي:

• يتم استلام التبرعات إما عن طريق التحويلات البنكية أو التبرعات العينية بالمستودعات.
  
• يتم استلام الشيكات الواردة سواء المتعلقة بالمتبرعين أو الخاصة باستقطاعات القروض. يتم أيضاً استلام الإقرارات والمستندات.
  
• يتم الاحتفاظ بكافة المستندات ورقياً، كما يتم عمل مسح ضوئي (سكان) لهذه الأوراق للاحتفاظ بها إلكترونياً.
  
• يتم استلام طلبات المستفيدين الراغبين في القروض والمنح والتحقق من مدى استحقاقهم عن طريق موقع الجمعية. حيث يقوم المستفيد باستيفاء البيانات المطلوبة للتحقق منها بعد ذلك.
  
• يطلب من المستفيدين تقديم الأوراق المطلوبة التي تثبت استحقاقه للقرض أو المنحة كأن يكون راتبه أقل من مبلغ محدد مثلاً، بالإضافة إلى بيان راتب من جهة العمل وذلك لخصم القسط الشهري من الراتب، كما يطلب من كل مستفيد وجود ضامن له يعمل بجهة حكومية.
  
• بعد استيفاء الشروط المطلوبة، يتم إعطاء دورة تدريبية للمستحقين.
  
• بعد اجتياز هذه الدورة، يتم تحديد مقابلة مع مستشار الجمعية وذلك ليقوم المستحق باختيار الخدمة المطلوبة سواءً قيمة مالية أو عينية.
  
• يتم إيصال الخدمات المالية والعينية بالإضافة للخدمات التأجيرية وكوبونات التخفيضات لمستحقيها ممن استوفوا جميع الشروط المطلوبة.
  
• يتم بعد ذلك متابعة أقساط القروض من المستفيدين.
  

سلبيات وعيوب دورة العمل قبل استخدام أودو

بعد أن تم اختيار أودوتك لتقديم الحل المناسب، كان لزاماً على شركة أودوتك التعرف على أوجه القصور في دورة العمل السابقة.

تبين لمستشاري أودوتك أن آليات دورة العمل تتم بطريقة عشوائية، بمعنى أنها تتم غير متناسقة ومرتبطة ببعضها البعض بصورة تامة، وإنما تعتمد إلى حد كبير على أمانة ومدى التزام المراجعين بالهيئة على تتبع أعمال الجمعية. فيما يلي بعض السلبيات المتعلقة بدورة عمل الجمعية قبل تطبيق أودو:

• المراسلات الخاصة بالجمعية من وإلى البنك تتم بطريقة بدائية عن طريق البريد، كما ترد إخطارات السداد من الجهات المتعاملة عن طريق الفاكس أو الإيميل. فلا يتم التأثير مباشرة على حسابات الجمعية بمجرد إصدار حركات سداد أو تحويلات.
  
• التعامل بين الأقسام المختلفة يتم في أحيان كثيرة بالطرق الشفهية والاعتيادية حيث لا توجد آلية واضحة بين الأقسام المختلفة فتأثير سداد الأقساط مثلاً لا يظهر مباشرة لباقي الأقسام من ذوي الصلاحيات، ومن ثم لا يتم التعرف لحظياً على موقف كل منتفع ونسبة وقيمة القروض المستردة وتلك المعدومة والتي ربما تكون بحاجة لإجراء قضائي.
  
• لا يوجد اتفاق مسبق على تاريخ بداية تحصيل الأقساط ومن ثم لا يمكن توقع تاريخ سداد الدين والاطلاع على التدفقات النقدية المتوقعة.
  
• يتم إصدار تسويات الدفعات المتاخره عن طريق السداد يدوياً في مقر الجمعية ولا توجد طريقة آلية لدفعها عن بعد.
  
• لا توجد آلية عن طريق النظام السابق لتحويل القروض على الضامن في حالة عدم وفاء المستفيد بسداد الأقساط المستحقة.
  
• عند فرز المديونيات من مخرجات نظام الحسابات العامة السابق، يتم الاطلاع على مديونية كل مقترض علي حدة عن طريق الموظفين. ومن ثم لا توجد تقارير مجمعة للتعرف بشكل إجمالي على تدفق عمليات السداد والوقوف على مديونية الموظفين بشكل مجمع.
  
• تتم عملية متابعة السداد عن طريق أربعة موظفين كل حسب مهامه، وهو ما يعكس مدى التكلفة التي تتكبدها الجمعية مع عدم وجود نظام ناضج يوفر الوقت والجهد.
  
• لا يوجد ترابط لحظي بين المستودعات (والتي تحتوي على التبرعات العينية) وبين الإدارة ومن ثم فليست هناك بيانات لحظية عن النوعيات التي تم صرفها وباقي الرصيد المتاح لكل نوع بكل مستودع.
• دليل سياسات واستراتيجيات الجمعية يتم الوصول إليه فقط عن طريق مستندات ورقية ولا يمكن الاطلاع عليها الكترونيا عن طريق النظام.
  
• عدم وجود آلية داخل النظام للاخطارات (Notification System) بين الموظفين بعضهم البعض وبين الإدارات المختلفة.
• يتم تسجيل عمليات السداد الخاصة بالأقساط بطريقة بدائية حيث يتم أولاً الاطلاع علي كشف حساب البنك ثم يتم تحديد المبالغ المحصله من الأقساط، ومن ثم اخطار الصندوق بارسال كشف بالدفعات المحصلة ليقوم الصندوق بعد ذلك بعمل سندات تحصيل بالمبالغ ليتم بعد ذلك إصدار قيد السداد. كل هذه الخطوات والمراجعات التي تتطلبها تستنفذ الكثير من الوقت والجهد.

الحلول التي قدمتها أودوتك

قدمت شركة أودوتك حلولاً لجميع عيوب دورة العمل السابقة والتي أرهقت مستخدمي النظام القديم سواءً مدخلي البيانات أو أمناء المخازن أو وكلاء التحصيل أو حتى الإداريين. بالطبع لا يتسع المقام لسردها جميع الحلول التي قدمتها أودوتك، ولكن فيما يلي سنتعرض إلى بعض الحلول التي قدمتها أودوتك لأتمتة وتعزيز دورة العمل.

متجر إلكتروني لعرض خدمات الجمعية

قامت أودوتك بتبسيط عملية اختيار طريقة التبرع والخدمة المراد الاشتراك فيها عن طريق عرض هذه الخدمات من خلال متجر إلكتروني أنيق يسهل عملية التعرف على نشاط الجمعية والخدمات المقدمة ومن ثم تسهيل عملية التبرع في بضع نقرات، يستطيع المتبرع اختيار أي من أنواع التبرعات المعروضة.

عند اختيار أي من أنواع التبرعات الموجودة بالمتجر، سيقود النظام المتبرع إلى مسار لخيارات أكثر حتى يتم دفع قيمة التبرع، عارضاً القيمة المستهدفة والتي تم التبرع بها حتى الآن، وغير ذلك من المعلومات التي تساعد المتبرع على اختيار طريقة الدفع وقيمة المبلغ.

آلية خاصة للتقديم للاستفادة من خدمات الجمعية

يمكن لأي من المستحقين الدخول لموقع الجمعية لملء النموذج حيث يعرض النظام الشروط والأحكام الخاصة بالقبول أو الرفض، حيث يتم عرض ملخص لمنهجية الجمعية والإجراءات المطلوبة، وذلك حتى يطلع المتقدم عليها قبل الشروع في ملء نموذج التقديم. يمكن للمتقدم ملء النموذج الخاص بالتقديم وانتظار الرد من الجمعية.

دفع الأقساط أونلاين عبر موقع الجمعية

يسمح النظام بدفع الأقساط الخاصة بالمستفيد بحسب الخيارات التي تم الاتفاق عليها حيث يمكن خصم قيمة القسط من راتبه آلياً وتحويلها مباشرة لحسابه بالجمعية، أو يقوم المستفيد دورياً بدفع قيمة القسط عبر موقع الجمعية بشبكة المعلومات ليتم تحويل الرصيد من حسابه بالبنك إلى حسابه بالجمعية. الشكل التالي يوضح ذلك:

وثائق ومستندات الجمعية

بدلاً من النظام الورقي وما يتضمنه من عيوب، يمكن الوصول لجميع الوثائق والمستندات الخاصة بالجمعية والمرسلة إليها عن طريق نظام إدارة المستندات مع أعلى مستوى من التنظيم والسرية.

نظام إشعارات أودو

الكثير من الإجراءات قبل أتمتة دورة عمل الجمعية باستخدام أودو كانت تستلزم تواصل لحظي بين المستخدمين ببعضهم البعض، فعلى سبيل المثال، ينبغي أن يقوم قسم المستودعات بإبلاغ المسؤلين بتمام تقديم الخدمة للمستحق. كمثال آخر، عند وصول المتبرع بالتبرعات العينية إلى المستودع، لابد أن يقوم حارس المستودع بإشعار مشرف المستودع بوصول شاحنة المتبرع. كانت مثل هذه الإشعارات يتم إرسالها بالطرق البدائية أو عبر الهاتف، كما أنه ليست هناك منهجية محددة للإخطار بتمام أي من عمليات دورة العمل ومن ثم فلا يمكن تتبع التواصل بين المستخدمين لتقييم سير العمل أو التعرف على أوجه القصور. باستخدام أنظمة الاشعارات الخاصة بأودو أصبح بإمكان المستخدمين التواصل فيما بينهم عبر النظام كما يمكن للمديرين تتبع سير دورة العمل عبر رسائل النظام أو مذكرة التسجيل (Log note).

تحسين إدارة المستودعات

قبل تطبيق إدارة المستودعات من خلال أودوتك، لم تكن المخازن تعمل بشكل منسجم مع باقي الإدارات، فلم تكن الإدارة العليا على اطلاع لحظي بالأصناف الواردة أو المنصرفة ومن ثم التعرف لحظياً على رصيد كل صنف، وذلك على مستوى أي من مستودعات الجمعية.

عالجت أودوتك هذا الأمر من خلال إنشاء سجل مستودع لكل من مستودعات الجمعية وإدخال الكميات الافتتاحية الخاصة بكل صنف.

يمكن لمسؤولي المستودعات توريد وصرف وتحويل العينيات في أي وقت بحسب الصلاحيات ليقوم النظام بالتأثير مباشرة على الرصيد الخاص بأي من أصناف المستودع لحظياً.

عن طريق تقارير النظام يمكن الاطلاع على الأصناف المتوفرة وغير المتوفرة وتلك التي وصلت إلى حد الطلب ومن ثم تم الوصول للنتائج التالية:

• خفض تكاليف إدارة المستودعات.
  
• معرفة الإدارة بالأرصدة والنوعيات المتوفرة بالمستودع.
  
• رؤية أوضح وتحكم أفضل لإدارة المستودعات.
  
• بقدر الإمكان، تسليم المستفيدين للعينيات في الوقت المحدد بحسب ما تم الاتفاق عليه.
  
• توقع أفضل من خلال متابعة تدفق الأصناف في المواسم المختلفة.
  
• القدرة على اتخاذ قرارات سريعة للوارد والمنصرف من خلال الاطلاع اللحظي على رصيد كل صنف بكل مستودع.
  
• تجهيز منهجية خاصة بالعينيات التالفة أو المعيبة عن طريق إصدار أوامر توالف (Scrap Order) وتوريدها في مستودع خاص بها.
  
• من خلال أحد اجراءات النظام يمكن إصدار أوامر شراء لجميع العينيات التي وصلت إلى حد الطلب.
  

فيما يلي، صورة توضح سندات الصرف المخزنية التي تم إصدارها عبر النظام:

تم تصميم العديد من التقارير المخزنية الخاصة الخاصة بحركة المخزون وقيمة المخزون الفعلية وغير ذلك، كما في الشكل التالي:


تم تطوير آلية لإصدار أوامر شراء لجميع الأصناف التي وصلت إلى حد الطلب، كما بالشكل التالي:​

التقرير التالي يوضح كميات العينيات بالمستودعات المختلفة:

إنشاء إدارة بالنظام خاصة بالمبيعات

تم تبسيط خدمات الجمعية المتعلقة بتلقي التبرعات بحيث تكون أقرب لدورة المبيعات ليسهل التعامل معها من جانب كل من المستخدمين والمتبرعين ومتلقي الدعم، فالخدمات المقدمة للمستحقين يتم بيعها للمتبرعين عن طريق الموقع، ومن ثم يمكن تقسيمها على أسهم، ليشتري المتبرع أي عدد من الأسهم بحسب رغبته، كما يتم عرض الخدمات بالمتجر ليتم اختيار أحدها وهي التي تقود في النهاية إلى إصدار عرض بيع ومن ثم فاتورة مبيعات مستحقة الدفع، يتم التعامل معها بعد ذلك وتتبع سدادها وإدراجها بتقارير النظام المختلفة مما يسهل دورة عمل استلام التبرعات وتجريدها لتكون دورة مبيعات.

فيما يلي تم إصدار عرض أسعار لأحد التبرعات العينية لأحد المتبرعين:

يمكن إرسال عرض الأسعار للعميل للتأكيد من خلال أحد الطريقتين التاليتين:

• إذا كان العميل لديه حساب للوصول إلى البوابة (Portal Access)، من خلال الزر "Send Email"، يمكن إرسال صورة من عرض الأسعار ليقوم المتبرع بعد الاطلاع على العرض بالموافقة على المستند و الدخول على البوابة لدفع قيمة التبرع المذكورة بالعرض ومن ثم يقوم النظام بإصدار أمر بيع ثم فاتورة مبيعات مدفوعة لهذا العميل (المتبرع). الشكل التالي يوضح نافذة إرسال عرض البيع للمتبرع:
  

• إذا لم يكن بمقدور العميل الدخول على بوابة الموقع، فمن خلال قائمة (Actions)، عن طريق الأمر (Generate a Payment Link)، يمكن إرسال رابط دفع للعميل ليقوم عن طريق هذا الرابط بدفع قيمة الفاتورة. يسمح النظام بإرسال هذا الرابط إما عن طريق رسالة بريدية عبر الانترنت أو عن طريق رسالة نصية. أنظر الشكل التالي:
  

بمجرد استخدام المتبرع لهذا الرابط،، يتم نقل العميل إلى نافذة الدفع عبر موقع الجمعية ليقوم النظام بإصدار فاتورة مبيعات مدفوعة لهذا العميل بمجرد اتمام عملية الدفع. أنظر نافذة الدفع التالية:

​

أهمية الحل الذي قدمته أودوتك والخاص بمدفوعات المبيعات

باستخدام هذا الحل، لم يعد يتعين على الجمعية إرسال وكيل لها إلى البنك لاستلام القيمة التي قام العميل بإيداعها أو إيداعها في حساب الجمعية والذي قد يتكلف الكثير من الوقت والجهد، وإنما في المقابل، يتم إرسال رابط عرض البيع إلى المتبرع ومن ثم القيام بإصدار أمر البيع ودفع قيمة التبرع وإصدار فاتورة مبيعات مدفوعة بطرق آلية من خلال بضع نقرات.

تسجيل التبرعات البنكية بالنظام والتي لم يتم ربطها بفاتورة سابقاً

كانت الجمعية قبل تطبيق نظام أودو حتى تقوم بتسجيل هذه الحركات البنكية، يتم استلام كشف البنك على هيئة ملف Excel Sheet والذي يتضمن مئات الحركات المختلفة الخاصة بالمتبرعين، كل حركة بنكية تمثل سطر بملف Excel. وعلى مدخلي البيانات حينئذ إدخال هذه الحركات بالنظام الواحدة تلو الأخرى ثم مراجعة هذه المدخلات بعد ذلك، وهو الأمر الذي يكلف الكثير من الجهد والوقت (أيام وربما أسبوع) عن طريق مدخلي البيانات.

حل أودوتك لاستيراد الحركات البنكية للنظام في بضع نقرات

قدمت أودوتك من خلال منهجية استيراد مجموعة مدفوعات (Batch Payment) والتي يتم من خلالها تحديد التنسيق الخاص بالبنك الجاري استيراد بياناته، ومن ثم يتم استيراد الـ Excel Sheet بناءً على التنسيق المحدد له، ومن ثم إصدار قيود بالنظام بمجموع هذه الحركات (60 ألف ريال على سبيل المثال) والتي تم توريدها بالبنك عبر الستة أشهر الماضية مثلاً.

 

حركات التوريدات المالية

من خلال موديول (Money In) والذي طورته شركة أودوتك، يتم اثبات كافة هذه التحويلات البنكية وربطها في النهاية بفاتورة مبيعات لإنهاء الدورة الخاصة بها.

يمكن الاطلاع تفصيلياً على جميع الحركات المالية من خلال إصدار التقارير الخاصة بهذه الأوامر واستخدام أدوات التجميع والفلترة لاستعراض الأوامر المتعلقة بفترة محددة أو جهة محددة على سبيل المثال. الشكل التالي يوضح التوريدات المالية الخاصة بفترة محددة. يمكن فتح أي منها والاطلاع على التفاصيل.

مراقبة إيرادات الجمعية لحظياً

تم تطوير آليات للتعرف تفصيلياً وإجمالياً على إيرادات الجمعية المتعلقة بأي وقت وذلك من خلال الأداة التالية:

لوحة بيانات بالإيرادات الحالية

تم تطوير لوحة اطلاع على البيانات (Dash Board) خاصة بإيرادات الجمعية ومن ثم تكون الجمعية على اطلاع لحظي بالقيمة الكلية الخاصة بالمبالغ المادية والتبرعات العينية مما يسهل عملية التخطيط واتخاذ القرار.

الصعوبات التي واجهت الجمعية أثناء تطوير النظام

نظام محاسبة خاص بطبيعة عمل الجمعية

تفتقر الجمعيات الخيرية التي لا تهدف إلى الربح عادة إلى الخبرة الرقمية على مستوى الإدارة العليا، ومن ثم اختيار الكوادر الفعالة في مجال تكنولوجيا المعلومات IT سواء ذوي الخبرات المحاسبية أو التقنية.

من ناحية أخرى، فمع الأخذ في الاعتبار أن تجهيز النظام المحاسبي الخاص بالأعمال الخيرية مختلف تماماً عن نظيره المتعلق بالأنشطة التجارية والصناعية والخدمية، فتجهيز نظام المحاسبة واتمتته مع الجمعيات الغير هادفة للربح تحتاج إلى محاسبين ذوي مهارات وخبرات في هذا النوع من الأنشطة. هذا الأمر في حد ذاته قد يكون مشكلة تواجه الجمعيات الخيرية في تعيين محاسبين محترفين لديهم القدرة على رسم نظام محاسبي يتتبع مصادر المنح ووقت وكيفية تشغيلها وغير ذلك، ومن ثم يكون لديهم القدرة على نقل الصورة كاملة لشركة أودوتك لتجهيز شجرة الحسابات بطريقة مثلى.

قامت شركة أودوتك بالتغلب على هذه المشكلة من خلال تتبع دورة العمل الخاصة بالجمعية بشكل دقيق والتأكد من أن شجرة حسابات تخدم بشكل فعال الحركات المالية المتعلقة بالمتبرعين (الدائنين) ومتلقي الخدمة من المستحقين (المدينين)، كما قامت أودوتك بتجهيز النظام بحيث يتم إدارة التدفقات النقدية عن طريق إنشاء تقارير مالية دقيقة تُظهر مصادر دخل الجمعية وطرق صرف الأموال بحيث يمكن الإبلاغ عن الوضع المالي إلى مجلس الإدارة والجهات المانحة والجهات الحكومية والرقابية في أي وقت، كما يمكن عرض هذه التقارير في لوحات معلومات مخصصة (Dashboard) للاطلاع لحظياً بشكل بصري على هذه التدفقات.

دعم اللغة العربية    

الجمعية في الأصل هي جمعية خيرية تخاطب المواطنين العرب المسلمين، ومن ثم كان لابد من تنفيذ إجراءات النظام باللغة العربية، سواء من قبل المستخدمين أو من قبل المستفيدين أو العملاء المتبرعين عند التعامل مع النظام من خلال بوابة الموقع.
تم التغلب على هذه المشكلة من خلال الترقية للاصدار 13والذي يدعم اللغة العربية، وكان هذا الإصدار نقلة كبير لعمل الجمعية. 

اكتساب الموظفين الخبرة الكافية للتعامل مع أودو

أنظمة أودو ذات طبيعة جديدة تختلف كثيراً عن الأنظمة المحلية فهي مبنية على منهجية الحوسبة السحابية وموجهة بشكل أساسي للتعامل مع العملاء بصورة سهلة إلى غير ذلك من الآليات التي تختلف عن الأنظمة التقليدية. ومن ثم فبالرغم من سهولة أنظمة أودو في التعامل إلا أن منهجيته الجديدة تتطلب تدريب احترافي للانتقال بثقافة المستخدمين إلى آليات جديدة في التعامل.

تم التغلب على هذا الأمر من قبل أودوتك بإعطاء المستخدمين فترة كافية للتدريب على آليات النظام المختلفة بداية على قاعدة بيانات تجريبية للتدريب واختبار النظام ومتابعة الاستفسارات والاستيضاحات الخاصة بالمستخدمين حتى تم إطلاق النظام للعمل الفعلي.
تفخر الجمعية الآن بأن لديها مستخدمين على مستوى عالي من الاحترافية كما وصلت إلى مستوى من الخبرة في التعامل مع النظام يسمح لها بتقديم المساعدة في تطوير أنظمة الجمعيات الأخرى من خلال أنظمة أودو.

تقديم واجهة أودو لعملاء الجمعية بشكل مبسط

كذلك الأمر لم يكن لعملاء الجمعية الخبرة الكافية للتعامل مع النظام الجديد للجمعية حيث سيتحتم عل كل من المتبرعين ومستحقي الدعم التعامل مع الجمعية من خلال بوابة الجمعية المطورة بنظام أودو.

قامت شركة أودوتك من خلال أنظمة أودو بتقديم واجهة استخدام أنيقة إلى جانب بوابة خاصة لعملاء الجمعية سواء من المستحقين من خلال التقدم بملء استمارة الطلب بأسلوب ميسر، أو من المتبرعين من خلال عرض جميع خدمات الجمعية كأيقونات موضحة بأشكال معبرة لاختيار الخدمة المناسبة التي يريد المتبرع المشاركة فيها، حيث يقوم النظام بمجرد اختيار الأيقونة من قبل المتبرع بالدخول على التفاصيل المتعلقة بها كقيمة السهم وكيفية التبرع وغير ذلك إلى أن يقوم المتبرع بعد عدة آليات تأكيدية بتحويل مبلغ التبرع من حسابه الخاص إلى حساب الجمعية.